101 Archivische Erschliessung mit ANTON

ANTON

ANTON ist der Name der von uns entwickelten, webbasierten Archivdatenbank. Mit ANTON lassen sich Archive und Sammlungen professionell erschliessen und im Internet publizieren, bereit für die weltweite Benutzung. Mehr Informationen zu ANTON finden Sie auf unserer Produkt-Seite www.anton.ch. Gerne geben wir auch direkt Auskunft unter anton@k-r.ch.
Um ANTON kennenzulernen, können Sie auch unsere Demo-Installation ausprobieren: www.kr.anton.ch. Dort ist es möglich, sich als Editor oder Admin einzuloggen und zu testen, ob ANTON für die Erschliessung des eigenen Archivs in Frage kommt.

Archivalische Erschliessung

Im Unterschied zur Erschliessung einer einfachen Sammlung oder Bibliothek, bei der jedes Objekt für sich identifiziert und erschlossen werden kann, ist beim Archivgut der sogenannte Kontext bei der Erschliessung mitzuberücksichtigen. Ein vereinfachtes Beispiel: Ein Buch kann ich über den Autor, den Titel, den Verlag, das Erscheinungsjahr usw. und heute auch über die ISBN ausreichend identifizieren. Bei Archivquellen ist dagegen wichtig, in welchem Zusammenhang das Stück steht. Wiederum ein vereinfachtes Beispiel: In einem Brief aus einem Nachlass werden nur Vornamen genannt. Wenn ich nun weiss, dass der Brief aus einem bestimmten Nachlass stammt, ist die Identifizierung von Absender und Empfänger unter Umständen sehr einfach.
Um diesen Kontext abzubilden, wird in Archiven hierarchisch gestuft erschlossen. Dabei sind die einzelnen Bestände die grundlegenden Einheiten und sollten bei der Übernahme nicht auseinandergenommen werden (Provenienzprinzp). Wenn man Bestände gruppieren und auch innerhalb der Bestände Ordnung schaffen will, kommt man zu verschiedenen Verzeichnungsstufen, z.B.: Archiv, Bestandsgruppe, Bestand, Klasse, Serie, Dossier, Einzelstück.
Dieses hierarchische Prinzip hat Vorteile: Es wird auch in der Erschliessung deutlich, was «ursprünglich» zusammengehörte. Ich kann unterschiedlich tief erschliessen und damit Prioritäten setzen. Und ich kann und sollte Redundanzen vermeiden: Was auf einer übergeordneten Ebene zur gesamten Verzeichnungseinheit gesagt wurde, muss auf unteren Ebenen nicht wiederholt werden. Dieses Vorgehen stellt dann allerdings eine Herausforderung für die Volltextsuche in Archivdatenbanken dar.
Die archivische Erschliessung wird in ISAD(G) beschrieben. Dort wird das hierarchische Vorgehen empfohlen und es werden die Informationsbereiche und -felder definiert, die eine einzelne Verzeichnungseinheit umfassen soll.

Nebenbemerkung: Aktuell wird die exklusive Kontextualisierung über die Provenienz diskutiert und problematisiert. Denn natürlich kann es zu Archivalien auch andere Kontexte geben, die ebenso wichtig sind wie die Provenienz (vgl. hierzu Records in Context – Conceptual Model.)

Anton frisch installiert

 

ANTON: Hierarchie

ANTON unterstützt den Aufbau einer solchen Hierarchie. Jede Verzeichnungseinheit steht genau an einer Stelle innerhalb eines hierarchischen Baumes. Jede Verzeichnungseinheit (= Datensatz) muss wissen, zu welcher Eltern-Verzeichnungseinheit (parent) sie gehört. Deshalb ist jeder neue Datenbankeintrag relativ zu einem bereits vorhandenen Datensatz zu erstellen. Nur die Verzeichnungsstufe «Archiv» hat keine Eltern-Verzeichnungseinheit und ist Ausgangspunkt (root) für alle weiteren Verzeichnungseinheiten (eine ANTON-Installation kann mehrere «Archive» beherbergen). Nach einer frischen Installation von Anton besteht deshalb schon ein Datensatz mit Verzeichnungsstufe Archiv.

Dieser Datensatz kann nun leicht über Bearbeiten angepasst werden. Das Minimum laut ISAD(G)  ist die Signatur, ein Titel, die Laufzeit, die Verzeichnungsstufe, der Umfang und die Provenienzstelle. Auch die «Schweizerische Richtlinie zur Umsetzung von ISAD(G)» beschränkt sich für die Verzeichnungsstufe Archiv auf dieses Minimum, empfiehlt aber noch zusätzlich Angaben zu den Zugangsbestimmungen, zu Findmitteln und Veröffentlichungen.
In Anton sollte ich nun mindestens eine Signatur (Grundsignatur für das gesamte Archiv), den Titel des Archivs, die Verzeichnungsstufe «Archiv» und den Objekttyp «Sammlung» angeben. Zur Laufzeit kann ich einen Kommentar eintragen, die genaue Laufzeit wird in Anton aus den unteren Verzeichnungseinheiten errechnet.

 

 

 

Bestand

Nachdem ich den Datensatz gespeichert habe, kann ich das erste «Kind» erzeugen: Ich klicke auf Neu und erstelle im Archiv (in) einen neuen Bestand.

Der Bestand erhält automatisch eine neue, eindeutige Signatur. Auch hier ist wieder ein Minimum auszufüllen: Titel, Objekttyp, Umfang in Laufzentimetern (das ist allenfalls am Ende der Erschliessung nochmals zu revidieren), Provenienz, Verwaltungsgeschichte, Ablieferung usw. Als «Status der Beschreibung» kann man noch kennzeichnen, dass das Ganze ein Entwurf ist.

Dossiers und Einzelstücke

Nun kann ich in meinem ersten Bestand beginnen, Dossiers und Einzelstücke zu erschliessen. Anton unterstützt dabei auch das sogenannten Bär´sche Prinzip: Die Signaturen dienen dabei nur der Standortortangabe und werden fortlaufend nach dem Zeitpunkt der Erschliessung vergeben (Anton kreiert diese Signaturen automatisch). Mit der Verzeichnungsstufe «Klasse» kann aber virtuell Ordnung geschaffen werden. Zu den verschiedenen Erschliessungsmethoden mit den jeweiligen Vor- und Nachteilen hat das Staatsarchiv Zürich eine übersichtliche Zusammenstellung verfasst [ PDF ].

Nun lege ich ein Dossier mit 3 Fotos an und lade diese hoch und speichere ab:

 

 

 

 

 

 

Die Bilder werden unverändert auf dem Server gespeichert (sie erhalten einen Dateinamen, der sie der Signatur zuordnet). Für die Ansicht im Web werden (kleinere) Derivate erzeugt.

Laufzeit

Nun geben wir noch verschiedene andere Metadaten ein. Die Laufzeit wird als „Ereignis“ gespeichert, d.h. als Aktion eines Akteurs. Den Akteur kann ich entweder aus den vorhandenen Akteuren (Personen, Institutionen, Software u.ä.) auswählen oder ich kann einen neuen Akteur erstellen. 

 

So kann ich unterschiedliche Akteure mit unterschiedlichen Zeitpunkten speichern. Nach dem gleichen Prinzip funktionieren auch weitere Felder: Akzession, Kopien/Reproduktionen, Digitalisiert und die Ausleihe (diese bezieht sich aber auf die registrierten Nutzer).

Noch zwei kurze Bemerkungen zur Laufzeit: Es muss nur die jeweils unterste Erschliessungsebene mit Laufzeiten versehen werden. Für die darüber positionierten Verzeichnungseinheiten werden die Daten errechnet. Und: Es sollten möglichst alle Datumsfelder immer ausgefüllt sein. Wenn ich einen Zeitpunkt angeben will, ist das «Datum von» gleich dem Datum » bis» (dafür gibt es die Taste «bis=von», sie füllt das zweite Datum mit einem Klick aus).  Wenn man ein Datum schätzen muss, dann kann man dies mit der «ca.» Checkbox kennzeichnen.

 

Sperrfristen

Nun noch abschliessend zu «Zugangsbestimmungen / Sperrfrist»: Hier gibt es drei Standardwerte: «öffentlich», «standard», «verlängert». Man kann also die Verzeichnungseinheit mit einer Schutzfrist versehen (wie lange diese ist, lässt sich in den Einstellungen festlegen). Wenn eine Verzeichnungseinheit noch gesperrt ist (das wird mit Hilfe der Laufzeit errechnet), findet man als nicht eingeloggter User zwar den Eintrag in ANTON, die Archivalien sind allerdings noch nicht frei zugänglich: Deshalb werden die hochgeladenen Dateien nicht gezeigt.

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