Archiv des Autors: Andreas Kränzle

Einsatz von «Anton» im Archiv Ortsgeschichte Maur ZH

Von Dr. Matthias Manz, Projektleiter
Ehem. Staatsarchivar des Kantons Basel-Landschaft

Archiv Ortgeschichte Maur: Startseite von Anton.
Archiv Ortgeschichte Maur: Startseite von Anton.

Das Archiv Ortsgeschichte Maur ist Teil der Museen Maur, zusammen mit der Kunstsammlung «Burg» (insbesondere David Herrliberger) und dem Ortsmuseum «Mühli». Im Besitz der Gemeinde, werden die Museen Maur mittels eines Leistungsauftrags durch den Verein Museen Maur geführt.

Im Unterschied zum Gemeindearchiv enthält das Archiv Ortsgeschichte zum überwiegenden Teil private Unterlagen von Vereinen, Familien und Personen. Aufgebaut wurde dieses Archiv ab 1974 durch private Initiative.

Das Archiv hat eine Kapazität von rund 120 Laufmetern, von denen rund drei Viertel belegt sind.

Evaluation einer geeigneten Archivsoftware

Auf der Basis von fachkundigen Analysen und Empfehlungen beschloss die Gemeinde Maur 2019 ein Projekt «Aufarbeitung des Archivs Ortsgeschichte», um Defizite zu beheben und das Archiv für eine breite Kundschaft zugänglich zu machen. Das Archiv war zu diesem Zeitpunkt nur teilweise geordnet und es mangelte an einer überzeugenden Bestandsbildung sowie an der Verzeichnung. Die Betreuung war ehrenamtlich und die Benützung nur mit Hilfe von wenigen ‘Eingeweihten’ möglich.

Zu Projektbeginn stand die Beschaffung einer Archivsoftware an, mit welcher die Bestände verzeichnet werden konnten. Wesentliche Anforderungen waren unter anderem: Webanwendung, strukturierte Verzeichnung nach den ISAD-G-Regeln, Einbindung von Reproduktionen, Import von grossen Datenmengen aus anderen Systemen, tiefe einmalige und wiederkehrende Kosten angesichts der geringen Grösse des Archivs, zeitnahe Beschaffung. Für die Projektverantwortlichen war stets klar, dass sich für ein kleines Archiv mit tiefer Nutzerfrequenz kein ausgeklügeltes Archivverwaltungssystem lohnen würde

Sechs Anbieter von Archivsoftware, deren Produkte in der Schweiz eingesetzt werden, wurden zu Offerten eingeladen. Aus dieser Evaluation ging die Software «Anton» von Kränzle & Ritter, Zürich, als Siegerin hervor.

Einsatz von «Anton»

Der Beschaffungsentscheid fiel im Dezember 2019. Im Januar 2020 setzte der Anbieter von «Anton» die erforderlichen Spezifikationen wie die Definition der Eingabeformulare und die Einrichtung der Archivtektonik auf der obersten Stufe (Bestandsgruppen) um.

Archivkatalog
Bestandsgruppen des Archiv Ortsgeschichte Maur

Im Februar 2020 war «Anton» für das Archiv Ortsgeschichte einsatzfähig. Und dann kam der Covid-19-Lockdown. Die vereinbarte Schulung der Anwender von «Anton» fiel ins Wasser (und wurde ein halbes Jahr später nachgeholt). Es spricht für die intuitive Anwendbarkeit des Produkts, dass der Projektmitarbeiter auch ohne Schulung die Verzeichnung des Archivs starten konnte.

In der nun folgenden Projektphase von 22 Monaten wurden mit «Anton» sämtliche Archivbestände erfasst und beschrieben. Im nächsten Schritt erfolgte die Detailverzeichnung der Bestände, teilweise bis auf Stufe Einzelstück. Manchmal wurde eine Reproduktion des Titelblatts der Quelle eingebunden. Die Darstellung der Verzeichnungshierarchie am Kopf jedes Eintrags erweist sich als valable Alternative zur verbreiteten Explorer-Darstellung.

Protokollbuch aus dem Archiv Ortsgeschichte Maur
Verzeichnungseinheit Protokollbuch aus dem Archiv Ortsgeschichte Maur.

Ebenfalls hilfreich ist, dass bei jedem Eintrag im Archivkatalog angezeigt wird, welche Verzeichniseinheiten sich gegebenenfalls auf der nächst tieferen Verzeichnungsebene befinden.

Ergebnisse

Bis zum Projektabschluss im November 2021 wurden vom Projektmitarbeiter rund 3'700 Datensätze in «Anton» erfasst. Zudem konnten knapp 1'000 Datensätze aus der von Museen Maur betriebenen Museumssoftware importiert und weiterbearbeitet werden. Im März 2022 wurde das neue Archivverzeichnis im Internet https://museenmaur.anton.ch/ freigeschaltet und der Öffentlichkeit präsentiert. Zwei Monate später konnten, als ideale Ergänzung zum «Anton»-Verzeichnis, zwei wichtige Archivbestandsgruppen, die mit der Museumssoftware inventarisiert sind, öffentlich zugänglich gemacht werden: 15'000 Fotografien und Postkarten des Archivs Ortsgeschichte Maur sind nun unter https://museenmaur-fotos.museumpro.ch/ einsehbar.

Im Rückblick können folgende Punkte in der Anwendung von «Anton» hervorgehoben werden:

  • Die Software ist, soweit für die Anwender relevant, intuitiv gestaltet und ohne besondere IT-Kenntnisse einsetzbar. Anpassungen sind einfach umzusetzen.
  • Massenimporte konnten in der Praxis erprobt werden. Weil sie nur selten durchgeführt werden, ist die Unterstützung des «Anton»-Lieferanten nötig.
  • Der Support durch den Lieferanten war kompetent, rasch und unkompliziert.
  • Der Entscheid für eine Webanwendung hat sich gelohnt. Nicht nur, dass das Archiv aller IT-technischen Fragen enthoben ist und dass der Archivkatalog ohne Zusatzaufwand im Internet publiziert werden konnte. Praktisch und langfristig ertragreich ist auch die Möglichkeit, Korrekturen im Archivkatalog mit dem Administratorenprofil quasi vom Küchentisch aus vornehmen zu können.
  • Die vergleichsweise tiefen Beschaffungs- und Unterhaltskosten von «Anton» machen den Betrieb einer Archivsoftware auch für kleine Archive lohnenswert.